మీ కంపెనీ హెల్ప్ డెస్క్ అవసరాలకు Gmail ను ఉచిత పరిష్కారంగా ఉపయోగించవచ్చా?
సాంప్రదాయ హెల్ప్ డెస్క్ సొల్యూషన్స్
హెల్ప్ డెస్క్ లైట్ వంటి ఉచిత పరిష్కారాలకు కొన్ని పరిష్కారాలలో కయాకో ఇ-సపోర్ట్ లేదా ఇష్యూట్రాక్ ఉండవచ్చు. ఓపెన్ సోర్స్ హెల్ప్‌డెస్క్ జాబితా అని పిలువబడే సైట్ ఓపెన్ సోర్స్ హెల్ప్ డెస్క్ పరిష్కారాలను జాబితా చేస్తుంది (మీరు have హించినట్లు).
సాధారణంగా, ఈ రకమైన పరిష్కారాలు ఒక నిర్దిష్ట ఇమెయిల్ చిరునామాకు నేరుగా టికెటింగ్ వ్యవస్థలోకి ఇమెయిళ్ళను పైప్ చేసే మార్గాన్ని కలిగి ఉంటాయి. కాబట్టి, ఒక కస్టమర్ ఒక ఇమెయిల్ పంపుతాడు, అది ఒక ఇమెయిల్ పెట్టెలో వస్తుంది, తరువాత టికెటింగ్ వ్యవస్థలోకి పైప్ చేయబడుతుంది, టికెట్ నంబర్ కేటాయించబడుతుంది మరియు సంస్థ యొక్క సిబ్బంది నిర్వహణ కోసం క్యూలో కూర్చుంటుంది.
ఇది పబ్లిక్ ఇమెయిల్ చిరునామా అయితే, ఇది స్పామ్ సమస్యలను తెరుస్తుంది. సర్వర్ వైపు పరిష్కారాలు ఇన్కమింగ్ స్పామ్‌ను బాగా నిర్వహించలేకపోవచ్చు.
సరే, కానీ Gmail?
Gmail నిజానికి ఉచిత వెబ్ ఆధారిత ఇమెయిల్ వ్యవస్థ. కానీ, దీనికి కొన్ని విషయాలు ఉన్నాయి:
- ఇది ఉచితం.
- ఇది అద్భుతమైన స్పామ్ గుర్తింపు మరియు వడపోతను కలిగి ఉంది
- ఇది ఇన్కమింగ్ సందేశాలను నిర్వహించడానికి మరియు లేబుల్ చేయడానికి గొప్ప మార్గాలను అందిస్తుంది.
- సంభాషణ థ్రెడ్‌లు స్వయంచాలకంగా సమూహం చేయబడతాయి, ప్రతి అభ్యర్థన తీర్మానం వరకు అనుసరించడం సులభం చేస్తుంది.
కాబట్టి, దీని కోసం మేము Gmail ను ఎలా ఉపయోగిస్తాము?
మీ హెల్ప్ డెస్క్ సాఫ్ట్‌వేర్ అవసరాలను అంచనా వేయడం మీరు చేయవలసిన మొదటి విషయం. మీకు బహుళ విభాగాలు ఉన్నాయా? మీకు ఖచ్చితంగా టికెట్ నంబర్లు కేటాయించబడాలా? మీకు నాలెడ్జ్‌బేస్ అవసరమా?
మీకు కేటాయించిన టికెట్ నంబర్లు అవసరమా? Gmail అక్కడ మీకు సహాయం చేయదు. అదేవిధంగా, గత విచారణల యొక్క జ్ఞాన స్థావరాన్ని రూపొందించడానికి Gmail కి ఎంబెడెడ్ మార్గం లేదు. కానీ, మీరు మీ స్వంత FAQ లేదా నాలెడ్జ్ బేస్ ను విడిగా సృష్టించలేరని కాదు.
మీరు Gmail ను ఉపయోగించాలనుకుంటున్నారని అనుకుందాం. Gmail ఖాతాను సృష్టించండి మరియు మీకు వీలైనంత వివరణాత్మకమైన ఖాతాకు పేరును ఉపయోగించడానికి ప్రయత్నించండి. మీరు బహుళ Gmail ఖాతాలను సృష్టించాలనుకోవచ్చు, తద్వారా మీ కంపెనీలోని ప్రతి విభాగం దాని స్వంతం. ఈ ఎంపిక, మళ్ళీ, మీ అవసరాలపై ఆధారపడి ఉంటుంది. మీ కంపెనీ చిన్నదైతే, ఇన్కమింగ్ సందేశాలను తగిన విభాగంలోకి వేరుచేసే ఒక వ్యక్తి మీకు ఉండవచ్చు (ఒక రకమైన కార్యదర్శి వంటిది). లేదా మీ గుంపులోని వ్యక్తుల సంఖ్య చాలా తక్కువగా ఉండవచ్చు, కాబట్టి ఖాతాలో సందేశాలను ఎలా నిర్వహించాలో మీరు అంగీకరించవచ్చు. మీరు చాలా అభ్యర్థనలు చేయబోతున్నట్లయితే, మీరు బహుళ Gmail ఖాతాలను సెటప్ చేయాలనుకోవచ్చు.
మీరు Gmail లో వెకేషన్ నోటీసును సెటప్ చేయాలనుకుంటున్నారు. అయితే, మీరు దీన్ని సెలవు నోటీసుగా ఉపయోగించరు. ఇన్కమింగ్ టికెట్ యొక్క స్వయంచాలక రసీదుగా మీరు దీన్ని ఉపయోగిస్తున్నారు. మీ కస్టమర్‌కు చెప్పే మార్గం, అవును, వారి సందేశం అందుకుంది. దీన్ని సెటప్ చేయడానికి, సెట్టింగ్‌లకు వెళ్లండి. సెలవు ప్రతిస్పందనను ఆన్ చేయడానికి రేడియో బటన్‌ను ఎంచుకోండి, ఆపై మీరు పంపించదలిచిన సందేశాన్ని టైప్ చేయండి.
మీ పబ్లిక్ ఇమెయిల్ చిరునామాగా వ్యవహరించే ప్రయోజనాల కోసం మీరు మీ స్వంత డొమైన్‌లో ఇమెయిల్ ఖాతాను సెటప్ చేయాలనుకుంటున్నారు. మీ కస్టమర్‌లు GMAIL.COM చిరునామాలో మీకు ఇమెయిల్ పంపడం మీకు బహుశా ఇష్టం లేదు, ఎందుకంటే ఇది ప్రొఫెషనలిజం అనే భావనను ఇవ్వవచ్చు. కాబట్టి, మీ స్వంత ఇమెయిల్ ఖాతాను సెటప్ చేయండి మరియు మీ సర్వర్ నుండి ఇమెయిళ్ళను పట్టుకోవటానికి Gmail ను మీ ఇమెయిల్ క్లయింట్గా ఉపయోగించండి. అలా చేయడానికి, సెట్టింగులు -> ఖాతాలకు వెళ్లండి. “ఇతర ఖాతాల నుండి మెయిల్ పొందండి” కింద, “మరొక మెయిల్ ఖాతాను జోడించు” ఎంచుకోండి. మీరు Gmail తనిఖీ చేయాలనుకుంటున్న ఇమెయిల్ చిరునామాను నమోదు చేయగల పాపప్ మీకు లభిస్తుంది. ఆ ఇమెయిల్ ఖాతాకు POP3 కనెక్షన్ కోసం మీరు వినియోగదారు పేరు, పాస్‌వర్డ్ మరియు సర్వర్ చిరునామాను నమోదు చేస్తారు. Gmail కి డౌన్‌లోడ్ అయిన తర్వాత Gmail సందేశాన్ని సర్వర్ నుండి తీసివేయాలని నేను మీకు సిఫార్సు చేస్తున్నాను.
తరువాత, మరియు సెట్టింగులు -> అకౌంట్స్ ట్యాబ్ నుండి, మీరు మీ ఇమెయిల్ అవుట్గోయింగ్ ఇమెయిల్ చిరునామాను చేయాలనుకుంటున్నారు. మీరు లేకపోతే, మీరు Gmail నుండి పంపే అన్ని ఇమెయిల్‌లు Gmail.com ను తిరిగి చిరునామాగా కలిగి ఉంటాయి. కాబట్టి, మీ కంపెనీ ఇమెయిల్‌ను Gmail లోకి “మెయిల్ పంపండి” కింద ఎంట్రీగా నమోదు చేయండి. Gmail ఈ ఇమెయిల్ చిరునామాకు నిర్ధారణ కోడ్‌ను పంపుతుంది. మీకు వచ్చిన ఇమెయిల్ నుండి ఆ కోడ్‌ను పొందండి, దాన్ని Gmail లోకి ప్లగ్ చేయండి మరియు అప్పటి నుండి మీరు ఆ ఖాతాను ఉపయోగించి Gmail నుండి ఇమెయిల్ పంపవచ్చు. ఈ క్రొత్త చిరునామాను మీ డిఫాల్ట్ అవుట్గోయింగ్ ఇమెయిల్ ఖాతాగా సెట్ చేయండి.
అది పూర్తయిన తర్వాత, మీరు ఇమెయిల్ యొక్క శీర్షికలను త్రవ్వకపోతే మీరు Gmail ఉపయోగిస్తున్నారని ఎవరూ చెప్పలేరు.
తరువాత, మీరు సందేశాలను నిర్వహించడానికి ఉపయోగించే కొన్ని లేబుళ్ళను సెటప్ చేయాలనుకుంటున్నారు. ప్రతి విభాగానికి బహుశా లేబుల్స్. సందేశం నిర్వహించబడిందా, ఫార్వార్డ్ చేయబడిందా లేదా సమాధానం కోసం ఇంకా వేచి ఉందా అనే దాని కోసం లేబుల్‌లు. మీరు సృష్టించిన లేబుల్‌లు మీ ఇష్టం, కానీ ముందుగానే ప్లాన్ చేయండి ఎందుకంటే ఇది Gmail ని భారీ సందేశాల కంటే ఇన్కమింగ్ సందేశాల కోసం వ్యవస్థీకృత వేదికగా మార్చబోతోంది.
మీ సందేశాలను మరింత క్రమబద్ధీకరించడానికి మీరు Gmail యొక్క ఫిల్టర్లను కూడా ఉపయోగించవచ్చు.
వినియోగదారులు అభ్యర్థనలను ఎలా సమర్పించాలి?
రెండు ప్రధాన ఎంపికలు వెబ్ ఆధారిత ఫారమ్‌ను ఉపయోగించడం లేదా మీ వెబ్‌సైట్‌లో నేరుగా ఇమెయిల్ చిరునామాను ప్రచురించడం. సహజంగానే, మీరు నేరుగా చిరునామాను ప్రచురిస్తే, చిరునామాను సాలెపురుగులు తీసుకొని స్పామ్ జాబితాలో ఉంచే అవకాశం ఉంది. అయినప్పటికీ, Gmail యొక్క స్పామ్ ఫిల్టరింగ్ అద్భుతమైనది మరియు మీరు మీ ఇన్‌బాక్స్‌లో ఎక్కువ స్పామ్‌ని పొందే అవకాశం లేదు.
ఒక ఫారమ్‌ను ఉపయోగిస్తుంటే, ఇమెయిల్ సబ్జెక్టును ఇమెయిల్‌లోకి హార్డ్ కోడ్ చేయకుండా జాగ్రత్త వహించండి. Gmail యొక్క థ్రెడింగ్ సామర్ధ్యం శక్తివంతమైన విషయాలలో ఒకటి, ఇది మంచి హెల్ప్ డెస్క్ పరిష్కారంగా చేస్తుంది మరియు సారూప్య విషయ పంక్తులు ప్రతిదీ ఒక థ్రెడ్‌లోకి తప్పుగా సమూహం చేస్తాయి. కాబట్టి, మీరు దీన్ని చేసినప్పటికీ, మీకు అభ్యర్థన పంపేటప్పుడు కస్టమర్ వారి స్వంత సబ్జెక్టును సృష్టించగలరని నిర్ధారించుకోండి.
Gmail దాటి చూద్దాం
Gmail చాలా బాగుంది, కానీ Google యొక్క ఇతర పరిష్కారాలు మీ వ్యాపార కమ్యూనికేషన్ అవసరాలకు Google ను గొప్ప వేదికగా చేస్తాయి. ఉదాహరణకు, Gmail ఖాతాను సెటప్ చేయడం వలన Google క్యాలెండర్ (ఇది కంపెనీ క్యాలెండర్‌గా మరియు టాస్క్ రిమైండర్‌లుగా ఉపయోగించబడుతుంది) కోసం ప్రాప్యతను సెట్ చేస్తుంది. కస్టమర్ల నుండి వచ్చే కొన్ని రకాల అభ్యర్థనలను ఎలా నిర్వహించాలో డాక్యుమెంటేషన్ నిల్వ చేయడానికి మీరు Google డాక్స్ ఉపయోగించవచ్చు. సిబ్బంది మధ్య చాట్ చేయడానికి మీరు Google చాట్‌ను ఉపయోగించవచ్చు. మీరు గూగుల్ సైట్‌లను కార్పొరేట్ ఇంట్రానెట్‌గా ఉపయోగించవచ్చు, కంపెనీ విధానాలు మరియు ఇతర డాక్యుమెంటేషన్‌ను వెబ్‌లోనే నిల్వ చేయవచ్చు. గూగుల్ గ్రూపులను మొత్తం కంపెనీకి ప్రైవేట్ ఇమెయిల్ జాబితాగా ఉపయోగించవచ్చు.
కాబట్టి, మీరు చూడవచ్చు, గూగుల్ యొక్క ఉచిత సేవలు చిన్న వ్యాపారం కోసం గొప్ప పరిష్కారాలను చేయగలవు. మీరు పెట్టె బయట కొంచెం ఆలోచించాలి. ????
